業種別ガイド

介護・福祉事業のAI活用。
記録・シフト・事務、何から始めるか。

日中はケアで手いっぱい、記録は勤務の最後にまとめて書く。管理者は月末のシフト表と請求事務に追われ、ご家族への報告は電話が続く——。このページでは、記録・事務・連絡業務に限定して、介護・福祉事業所でAIが効く場所を整理します。ケアの質や利用者様の状態に関する判断は扱いません。

事業所の一日と一か月は、こう流れる

デイサービス、訪問介護、グループホームなど形態は違っても、記録と事務の流れには共通点があります。

• 日中。送迎・ケア・レクリエーション。合間に連絡帳やケース記録のメモを取りたいが、手が離せない時間が続きます。
• 勤務の終わり。介護記録・業務日誌の記入。日中の記憶を思い出しながらの手書きや入力は、残業の主因になりがちです。
• 随時。ご家族からの問い合わせ、様子の報告、行事のお知らせ。電話が中心だと、かける側も受ける側も時間が読めません。
• 月中〜月末。管理者は翌月のシフト作成に数日を費やし、月初は請求事務の確認作業が集中します。
• 通年。職員の採用難。求人票や面接の段取りに手が回らず、募集が形だけになりがちです。

時間を食っているのは、どこか

• 記録の「書く」時間。介護記録・業務日誌・連絡帳と、同じ出来事を複数の書式に書き分けている。
• シフト作成。希望休、夜勤の回数、資格者の配置。条件を睨みながらのパズルに管理者の数日が消える。
• ご家族への連絡。一人ひとりに電話で伝えると時間が読めず、文書で送るには文面づくりが負担。
• 請求事務の確認。実績の突き合わせと入力チェック。月初に事務担当の残業が集中する。
• 採用の文書。求人票・面接案内・入職時の説明資料。作りたいのに日常業務に押し出される。

AIが効く場所ベスト4

職員と利用者様に向き合う時間を増やす系

1. 記録・日誌を「話すだけ」に近づける。ケアの合間や勤務の終わりに、スマホや端末へ向かって話した内容を、AIが介護記録・業務日誌の書式に沿った下書きに整えます。同じ出来事を連絡帳とケース記録に書き分ける作業も、元のメモが1つあればAIが書式ごとに整形します。内容の確認と確定は必ず職員が行いますが、「思い出しながら書く残業」は大きく減らせます。

2. ご家族への連絡・報告文の下書き。日々の様子の報告、行事のお知らせ、持ち物のお願い。要点を渡せば、丁寧で読みやすい文面をAIが下書きします。電話中心だった連絡の一部を文書やLINEに移せると、かける側の時間も、ご家族の受け取りやすさも変わります。

管理者・事務の手間を減らす系

3. シフトのたたき台づくり。希望休の一覧と配置の条件（夜勤明けの連続を避ける、各時間帯に資格者を置く等）を渡せば、AIがシフト案を作ります。職員の相性や体調への配慮といった最後の調整は管理者が行いますが、ゼロから組むパズルの時間はたたき台の修正に変わります。

4. 請求前の確認リストと採用文書。請求事務そのものは介護ソフトの仕事ですが、その手前の「実績メモと入力の突き合わせ」で見落としやすい点の洗い出しをAIが手伝います。また、求人票や面接案内、入職時の説明資料の下書きもAIの得意分野です。事業所の雰囲気が伝わる求人文を、日常業務を止めずに作れます。

介護・福祉事業ならではの注意点

• ケアの判断には使わない。AIに任せるのは文章の下書きと整理までです。利用者様の状態の評価やケアの方針に関わる判断は対象外とし、その線引きを事業所内で文書にしておきます。
• 利用者様の個人情報を外部AIに入れない。氏名や心身の状態が特定できる情報は原則入れない設計にします。雛形・文例づくりから始めれば、個人情報なしでも効果を出せます。
• 介護ソフトは置き換えない。記録・請求のシステムはそのまま使い、その手前の「書く・整える」をAIが支える構成にします。
• 記録の最終責任は職員に。AIの下書きをそのまま確定しない運用を徹底します。事実と違う記述が紛れ込むリスクは、確認の一手間で防ぎます。

こんな事業所に向いています / 向いていません

向いている	記録・日誌の記入が残業の原因になっている／シフト作成に管理者が数日かけている／ご家族への連絡が電話に偏っている／求人を出したいのに文書づくりまで手が回らない
効果が限定的	記録・シフト・連絡がすでにシステムと運用で整っている／改善したい対象がケアの内容そのもの（当方の支援範囲外です）／記録を扱う職員数が極端に少なく、書く量自体がわずか

困りごとの中心が人員配置やケアの体制にある場合、AIで解決できる範囲は限られます。事務側で浮かせられる時間があるかどうかを、最初の診断で率直にお伝えします。

よくある質問

• ケアの内容や判断にAIを使う話ですか？

  いいえ。このページで扱うのは記録・事務・連絡・シフト・採用文書といった運営まわりの業務に限ります。ケアの質や利用者様の状態に関する判断は、AIに任せる対象にしていません。

• いま使っている介護ソフト（記録・請求システム）を入れ替える必要がありますか？

  入れ替えは前提にしません。介護ソフトはそのまま使い、その手前にある「文章を書く」「メモを整える」「確認リストを作る」といった作業をAIで軽くする構成から始めます。ソフトへの入力は、これまで通り職員が行います。

• 利用者様の個人情報をAIに入れて大丈夫ですか？

  氏名や心身の状態が特定できる形で外部のAIに入れることは、原則避ける設計にします。文例・雛形づくりなど個人情報を含まない使い方から始め、入れてよい情報の線引きを事業所のルールとして先に決めます。この整理も支援範囲です。

• 職員の年齢層が高く、パソコンが苦手な人が多いのですが。

  全員に新しい操作を求める設計にはしません。まず事務担当者や管理者だけがAIを使い、現場の職員には「話すだけ」「いつも通り書くだけ」で済む形を目指します。慣れた道具（紙・ホワイトボード・LINE）を急に取り上げないことが定着の条件です。

• シフト作成はどこまで任せられますか？

  希望休の整理、配置の条件（夜勤明けの連続を避ける、資格者を各時間帯に置くなど）を踏まえたたたき台の作成までが現実的な範囲です。職員同士の相性や体調への配慮といった管理者にしか分からない調整は、最後に人が行います。

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