お悩み別ガイド

カタログ・価格表の更新が大変。
直す場所が多すぎる問題の解き方。

価格改定のたびに、カタログ、価格表、ホームページ、営業が持ち歩く資料を一つずつ直して回る。どこかに直し漏れが残り、古い価格で受注してしまう——。このページでは、商品情報の「マスタ」を一つにまとめ、各資料へ反映する考え方と、旧版が出回る事故の防ぎ方を整理します。

なぜ更新のたびに大仕事になるのか

原因は作業量そのものではなく、同じ情報が何か所にも書かれていることにあります。典型的な会社では、1つの商品の価格が次の場所に散らばっています。

• 印刷したカタログ（改訂は年1回、増刷のタイミング次第）
• Excelの価格表（本社版と、営業担当が各自加工した「マイ価格表」）
• ホームページの商品ページ
• 提案書・見積書のひな形に埋め込まれた単価
• FAXやメールで取引先に送った過去の案内

この状態で価格改定や商品追加が起きると、「どこに書いてあるかを思い出す→全部直す→直し漏れがないか不安になる」という作業が毎回発生します。さらに厄介なのは、直したつもりでも旧版のファイルが営業のパソコンや取引先の手元に残り続けることです。古い価格で受注して赤字になる、取引先ごとに違う価格を案内してしまう、といった事故はここから生まれます。

考え方：マスタを一つにして、資料は「写し」にする

解決の軸は一つです。商品情報の「正解」を置く場所（マスタ）を一つに決め、カタログや価格表はそこからの写しとして作る。マスタと言っても、最初はスプレッドシート1枚で構いません。品番・商品名・価格・主要仕様・改定日を1商品1行で並べる。これだけで「正しい情報はここを見る」という基準地ができ、改定作業は「マスタを直す→各資料に反映する」という一方向の流れに変わります。

AIが手伝える場所

1. 既存資料からのマスタ起こし

いまあるカタログPDFやExcel価格表からAIで商品情報を抜き出し、一覧表のたたき台を作れます。棚卸しの最初の山を越えるのが一気に楽になります。抜き出し結果の検品は人が行います。

2. 原稿更新の下書き

マスタの変更点（新商品追加、仕様変更、価格改定）を渡せば、カタログの商品説明文、ホームページの掲載文、取引先向けの改定案内文の下書きをAIが作れます。「文面を考える時間」がほぼなくなり、人の仕事は確認と微調整になります。

3. 直し漏れ・食い違いのチェック

複数の資料をAIに読み比べさせ、同じ品番で価格や仕様の記載が食い違っている箇所を洗い出させることができます。人が目視で突き合わせるより速く、疲れによる見落としもありません。ただし最終判断は人が行う前提です。

旧版が出回る事故を防ぐ運用

資料をきれいに直しても、古いファイルが生き残っていれば事故は起きます。仕組みで防ぐポイントは3つです。

• 配り方を変える。価格表をメール添付で配ると、受け取った瞬間から古くなります。共有フォルダやクラウド上の「常に最新の1か所」を全員が参照する形にします。
• 版数と発行日を資料に刷り込む。「2026年7月版」のように資料自体に日付を入れれば、手元の資料が古いかどうかを誰でも判断できます。紙カタログには「最新価格はこちら」のQRコードを添えます。
• 旧版を隔離する。改定と同時に、旧ファイルは名前に「旧」を付けて別フォルダへ移す。営業担当が検索で旧版を掴んでしまう事故を減らせます。

向いている会社 / 効果が限定的な会社

向いている	商品・品番が数十点以上ある／年1回以上の価格改定や商品入れ替えがある／カタログ・価格表・ホームページなど掲載場所が3か所以上ある／古い価格での受注や案内ミスが起きたことがある
効果が限定的	商品数が数点で価格もほぼ変わらない／資料が実質1種類しかない／完全個別見積もりで定価表自体が存在しない業態

よくある質問

• 商品マスタと言われても、何で作ればいいですか？

  最初はExcelやスプレッドシート1枚で十分です。品番・商品名・価格・仕様・改定日を1商品1行で並べるだけでも、「正しい情報はここを見る」という基準地ができます。商品数が数千点を超えて管理が苦しくなってから、データベース化を検討すれば足ります。

• 印刷したカタログはどうしても残ります。全部やめるべきですか？

  やめる必要はありません。紙のカタログには紙の強みがあります。現実的なのは、変わりやすい価格を本体から分離して価格表を別紙にする、カタログには発行年月と「最新はこちら」のQRコードを載せる、といった「紙と最新情報の分業」です。

• AIは資料の更新作業の何を手伝ってくれますか？

  マスタの変更点をもとにした商品説明文や改定案内文の下書き、新旧資料の突き合わせによる直し漏れ候補の洗い出し、複数資料に散らばった同一商品の記載の食い違いチェックなどです。最終確認は人が行いますが、探して直す時間はかなり減らせます。

• 営業担当が古い価格表を客先で使ってしまいます。

  ファイルをメール添付で配る運用をやめて、共有フォルダやクラウド上の「常に最新の1か所」を参照する形に変えるのが根本策です。あわせて、資料自体に版数と発行日を必ず入れ、旧版のファイル名に「旧」と付けて別フォルダへ隔離する運用をセットにします。

• 商品数が多くて、そもそも棚卸しから手が付きません。

  全商品を一度にやる必要はありません。売上上位や改定頻度の高い商品群からマスタ化を始め、残りは触るタイミングで順次足していく方法が現実的です。既存のカタログや価格表のPDFからAIで情報を抜き出して一覧化する、という時短も使えます。

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